タイムカードと勤怠管理システムのメリットとデメリット
勤怠管理といえば、紙のタイムカードを思い浮かべる方が多いかもしれません。ですがここ数年、クラウド型の勤怠管理システムを導入している歯科医院が増加してきています。
今回はそんなタイムカードと勤怠管理システムのメリットとデメリットについてお話しします。
1.そもそも勤怠管理とは？
勤怠管理とはスタッフの就業状況を把握し、管理することを指しています。労働基準法では、事業者は労働者の勤怠情報を正確に残しておく必要があると定められています。
2.タイムカードとは？
タイムカードとは、スタッフの出退勤時刻や休憩時刻などを紙で記録するものです。実際に使用したことがある方もいるかもしれません。
近年、勤怠管理システムに移行している歯科医院が増加しつつありますが、継続してタイムカードを使用している歯科医院が多いことも事実です。
ここで、タイムカードを使用する際のメリットとデメリットを紹介します。
2-1.タイムカードのメリット
2-1.1.コストがかからない
タイムカードは基本的に、専用の機械(以下、レコーダー)1台とスタッフ分のタイムカードを用意するだけで簡単に使用できます。継続して使用する場合も費用は、タイムカードの用紙代とレコーダーのインク代、電気代など比較的安価に済みます。
タイムカードは、金銭面やスタッフへの操作を周知する時間などの面でコストがかからないといえます。
2-1.2.誰でも簡単に使える
タイムカードは、誰でも簡単に使用できるものになっています。スタッフは、出退勤時にタイムカードをレコーダーに挿し込むだけで簡単に出退勤の打刻ができます。ですが、一歩間違えてしまうとデメリットにもなりかねないので注意してください。
なぜデメリットになってしまう可能性があるのかについては、次項で述べていきたいと思います。
2-2.タイムカードのデメリット
2-2.1.誰でも簡単に使えてしまう
タイムカードを誰でも簡単に使えてしまうことはメリットになりますが、デメリットになる可能性も十分にありえます。タイムカードは簡単に扱えてしまうが故に、不正打刻のリスクがあります。
- 遅刻しているスタッフの代わりに他スタッフが出勤打刻をしてしまう
- 業務が終わり退勤打刻を押すべきなのにスタッフ同士がおしゃべりをしていて一向に退勤打刻をしようとしない
などのケースがあった場合に、タイムカードは勤務時間を不正しやすい管理方法ともいえます。
2-2.2.紛失する恐れがある
タイムカードを使用するにあたって、何よりも困ることが紛失です。労働基準法第109条では以下のように、労働関係に関する重要な書類は5年間保存しなければならないと定められており、タイムカードはこの重要な書類に該当します。
“(記録の保存）第百九条
使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を五年間保存しなければならない。
参考）労働基準法 / e-Gov 第百九条（記録の保存）”
5年間を過ぎていないのにタイムカードを処分してしまったということがあった場合、上記労働基準法第109条に違反したとみなされてしまい、30万円以下の罰金を支払うことになります。そのため、タイムカードを保管する際は保管場所を設けて、紛失しないようにするしかありません。
2-2.3.保管場所がなくなる恐れがある
先ほどもお伝えしたようにタイムカードを紛失しないために、保管場所を設けることが必要になります。ですが、タイムカードは紙のため、スタッフの人数によってはかさばることがあります。
例えば、スタッフの人数が10名だった場合、10名×1年(12か月)×5年間で600枚という枚数になります。歯科医院の規模が大きくなるにつれてスタッフの人数が増加した場合、タイムカードの枚数が年々増えていくことになります。
また、退職したスタッフの分も5年間は必ず保管しなければいけないため、さらに枚数が増えることになり保管場所がなくなってしまう可能性も少なくはありません。
2-2.4.印字が薄い場合がある
タイムカードは、レコーダーを通すことで時刻を印字します。レコーダーは、印刷を行うプリンターと同じ仕組みと考えていただくのが一番簡単です。
プリンターと同じということは、当然インクが切れてしまうことがあります。このことから、インクが少なくなると印字が薄くなり正確な数字が把握しにくくなってしまう恐れがあります。
3.勤怠管理システムとは？
前項では、タイムカードのメリットとデメリットについて述べました。ここでは勤怠管理システムのメリットとデメリットについて述べていこうと思います。
3-1.勤怠管理システムを使用するメリット
3-1.1.正確な数字を把握できる
勤怠の管理をするにあたって重要なのが、出勤退勤などの正確な時刻を把握するということです。タイムカードのデメリットで挙げたタイムカードの印字が薄い場合、正確な数字を判断することができないかもしれません。
その点、勤怠管理システムではいつでも正確な数字を把握することができます。
3-1.2.保管場所を気にしなくて済む
タイムカードは紙のため保管場所が必要になりますが、勤怠管理システムの場合はデータとしてPCやシステム内に保存することができるため、保管場所を気にすることなく管理することができます。
3-1.3.紛失する可能性が低い
タイムカードのデメリットで紛失してしまう恐れがあると述べましたが、勤怠管理システムの場合は、PCやシステム上にデータを保存するため比較的紛失する可能性が低くなります。そのため、労働基準法第109条の5年間の保管義務に違反する恐れも少なくなるのではないでしょうか。
3-1.4.勤怠データの集計が楽になる
毎月、勤怠データの集計業務を実際に自分の手で行っている歯科医院の経営者がいらっしゃるかもしれません。ですが近年、勤怠管理システムは勤怠データの自動集計ができる仕様になってきています。
勤怠管理システムを導入することによって、勤怠データの集計業務に割いていた時間を歯科医院の運営業務に充てることができます。
3-1.5.打刻漏れも簡単に修正できる
打刻漏れや打刻ミスをした際、タイムカードの場合は印字された数字の上などに手書きで修正を行うと思います。もしかしたら修正した際にペンのインクが滲んでいたり、他の数字と被ってしまったりして正しい数字が見えにくくなってしまうかもしれません。
ですが勤怠管理システムの場合は、システム上で直接修正することができるためこのようなことが起こりません。
3-2.勤怠管理システムを使用するデメリット
3-2.1.コストがかかる
勤怠管理システムは、月額数百円から利用できるものもあれば、数百万円かかる高価なものまであります。また初期設定やスタッフの登録などで時間面でのコストもかかる可能性が高いため、タイムカードを使用していたときに比べコストがかかる傾向にあります。
3-2.2.導入するのに手間がかかる
勤怠管理システムを導入するにあたって、下記のような問題が多く挙げられます。
- 初期設定やスタッフの登録が思うようにいかない
- 勤怠管理システム導入後どのように運用していけばいいのかわからない
- スタッフへの周知(操作方法など)をどのように行えばいいのかわからない
これらの問題は、勤怠管理システムを導入する際には必ず発生する問題だといえます。
4.デメリットを解消できる勤怠管理システムとは？？
そして、このような問題を解消してくれる勤怠管理システムが「シカポチ勤怠」です。
システム導入の際の初期設定の方法やスタッフへの操作案内などのサポートを全面的に行っており、システムの運用に躓いてしまった場合には、すぐに対応することができる体制になっています。
また、勤怠管理・有休管理・シフト管理など様々な機能を利用することができるとともに、歯科医院専用の勤怠管理システムとなっているため、歯科医院に合わせた細かい勤怠管理の設定をすることができます。
興味のある方はぜひ一度下記URLからHPをご覧ください。
シカポチ勤怠 https://glomouth.co.jp/services/shikapochi/
5.まとめ
今回は、タイムカードと勤怠管理システムのメリットとデメリットについてお話ししました。タイムカードは費用が安価で済み、かつ導入も簡単という点がメリットとなります。
一方勤怠管理システムは導入するのに少し手間がかかりますが、システムでの運用を始めることによって、正確な勤怠データを把握できるほか、勤怠データを自動集計することもでき、実際に自分の手で集計されている方にとっては時間の削減にもつながります。
ぜひこの機会に、タイムカードから勤怠管理システムへの移行を考えてみてはいかがでしょうか。
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