「勤怠も有休も全部まとめて管理ができるので、
どこにあるかすぐにわかる!」
医療法人なりとみ歯科 成富 健剛先生
開業してからはタイムカードを使っていて、印字がズレてたり、打刻忘れが結構ありました。段々タイムレコーダー自体が動かなくなってきて、「もうこれは使えないな」と…そこから手書き(出勤簿)にして、出勤したときに出勤時刻を書くということを行っていて、紙ベースで保管をしていました。
2020年に介護保険の立入検査があり、その時に「出勤簿を提出してほしい」と言われました。まさか介護保険の立入検査で出勤簿を提出しなければならないとは思ってなくて…勤怠をきちんと管理しているのかを見るのが狙いだったみたいです。
出勤簿は社労士や家内が保存していたのですが、やはり抜け漏れが多く、その時に紙ベースでの保存は大変だなと思いました。紙ベースのため保管場所の確保も難しくなってきたし、「何とかしなきゃいけない」と思ったときにシカポチの存在を知ったことがきっかけでした。
他にも、社労士に毎月コピーして渡しているのですが、社労士も漏れがあったり「いや、もらってませんよ」「いや、渡しました」というやり取りが「出勤簿は使えないな…」という感じでした。なので、タイムカードからシステムへ変えようと思いました。
シカポチを導入してからは、社労士とアカウントの連携をすることで、私からも社労士からも見れるようにしています。あとは有休管理が社労士任せで、年に1回Excelで「何日残ってますよ」というのを教えてくれていたのですが、日常の診療をしているとハッキリ言って経営側としては年一で教えていただいても…という感じで面倒くさくて、有休も全部まとめた管理ができたらいいなと思っていました。正直有休管理は私がやってられなくて、スタッフに任せていたのですが、スタッフも管理できているか怪しいですし、当時担当していたのが結構年配の方だったので「わかりません」みたいな感じで…ちょっとちゃんとやってよ~という感じでした。なので、全部まとめてシステムで管理ができたらいいなと常々考えてはいましたね。
正直他のところでも良かったです。ネットの広告などで出てきたのもあって、ゲートをくぐったら勤怠管理ができるとかもあったのですが、シカポチは無料で始められるというところが大きく、ダメもとでやってみようかという感じでした。
やってみてもいいかなと思ったのが、歯科という業界に特化しているということ、職種ごとで異なる働き方などの歯科医院でありがちなことを共有でき、且つ相談できるということが1つありました。後は導入にあたって様々なサポートをしてくださったということ。面倒な設定とか正直本当は自分でできることですが、そこに割く時間とかを考えたときにサポートしてくださるのは非常にありがたかったですし、社労士とシカポチ担当者にミーティングしていただいて、後で情報共有してもらうことで、私がシステムへの登録などに関わらなくてすんだので、大変助かりました。はじめ無料でダメだったらやめるかということでスタッフには話していたのですが、スムーズにできたので導入しようと思いました。シカポチに決めたのは、歯科という業界をある程度理解してもらっているということ、私が時間を使わなくて済んだというところが大きいです。
1~2回私、社労士、シカポチ担当の三者でミーティングして、そのときにある程度情報が共有できたのは非常に助かりました。これまで通りの医院の勤怠ルールを正しく反映させるために、システムの設定からスタッフの登録、有休残日数の反映など、導入準備に私の時間を割くことなく面倒なシステムへの登録をお任せすることが出来たので、がっつり関わらなくて済んで良かったというのがあります。
タイムカードの管理や紙ベースでの管理は、几帳面な先生もいらっしゃるかもしれないですが、私みたいな大雑把な人間にとっては非常に煩雑でした。保管にスペースが必要ということや打刻漏れが出たりすることがあるので、そこがシステムでは解消できます。
勤怠に関して出勤時刻の定義などの管理ができ、オンラインで情報が共有できるということを考えると社労士に電話することもかなり減りました。情報共有という部分ではスタッフ、私、社労士がプラットフォームの中で情報を共有できるというのはすごくいいですし、アナログな媒体での管理というのは、先ほど言ったようにスペースが要りますし、何年か保管という義務もありますのでそこら辺を考えるとシカポチを導入して良かったと思います。1回変えたらもう戻れないかなという感じはしますね。