悩み

スタッフの人数増加により手計算での負担が増えた

「システムが給与計算をしてくれるので、時間が空いたときに進められる！」

ヒロ歯科　小城 あゆむ様

医院名ヒロシカ 所在地神奈川県 スタッフ8名

ヒロ歯科で勤怠管理を担当されている小城さんに院内での運用方法についてお話を伺いました。

ー以前はどのように勤怠管理をされていましたか？

以前は、院長の義母が給与計算を手計算で行っており、勤怠管理はタイムカードで打刻したものを紙で保存していました。

ー勤怠の管理方法をシステム化・クラウド化しようと思ったきっかけはありますか？

スタッフが増え、手計算では負担が大きくなってきたため、何か良いシステムがないかと探すことになりました。そんな中、院長が参加したデンタルショーで「シカポチ」という勤怠・給与計算システムを知り、クラウド化に踏み切ることにしました。
また、昔からの名残で「頑張っているから今回は少し多めに…」「欠勤していたけれどいつもの額で…」「今大変そうだから前借させてあげる…」など、小さい個人病院ならではの対応が、こちらの負担や、時代に見合わなくなってきたこともシステム化を考えるきっかけでした。

ーシカポチを導入しようと思った決め手は何でしたか？

「シカポチ」を導入した決め手は、院長が人とのコミュニケーションを大事にする方であることから、直接話を聞けるデンタルショーで「シカポチ」を知ったことでした。システムに苦手意識を持っていた院長が「このシステムいいんじゃない？一回聞いてみたら？」と、私に紹介してくれました。私もシステムに苦手意識を持っていましたが、シカポチの担当者と、Zoomで実際のシカポチ画面を共有してもらいながら操作方法を聞くことで、不安が少し解消し、試しに導入してみることにしました。

ーシカポチを導入して何か変化はありましたか？

給与計算にかける時間が短くなったことで、とても楽になりました。手計算による給与計算は時間がかかり、ミスが生じることもありました。子育てをしながらの業務で、時間を割くことができず、子どもを寝かしつけた後に作業を始めることもありました。もし自分が給与計算をできなくなった場合にどうするかということも考え、シカポチは操作が簡単なので、院長にも作業を手伝ってもらいちょっとずつ慣れていってもらっています(笑)
さらに、サポート担当者が質問に対しても迅速に答えてくれるため、私にとっては非常に便利なツールとなっています。作業を前もって始めることができない場合でも、電話で問い合わせると、担当者が不在でも別の方がすぐに対応してくれるのでとても助かっています。

ーシカポチに移行した際のスタッフの反応はいかがでしたか？

はじめの1ヶ月は手書きと並行して行っていました。「はじめは面倒だけどやってね」と言ってお願いしました。2ヶ月目からは完全にシカポチに移行しました。あとは有休申請や打刻修正申請がスタッフ側としてはやりやすくなったというのを聞きます。ただ今のところ紙の有休申請書とシカポチの有休申請の両方を出してもらっています。両方で申請を出してもらっているのは、診療中はシカポチの確認ができないので、そこを踏まえて紙での申請も併せてするようにしてもらっています。その他の打刻漏れの申請などはシカポチのみで行っています。

ーシカポチでお気に入りの機能などは何かございますか？

シフト表を作成する機能が便利だと思っています。例えば、その日の出勤人数が一人不足になった場合にシフトを簡単に変更することができるのでとても助かっています。また、院長がスタッフと口頭でシフト調整をした際もすぐにシフト反映ができるので便利だと思っています。

ー現在シカポチの導入を悩んでいる方にひとことお願いいたします。

本当にサポートが手厚いので、システムが得意ではないと思っている先生方にもお勧めです。普段は担当の方がメインで対応してくださってますが、いらっしゃらない場合は電話に出てくれた方が対応をしてくださいます。また知識量も多く、わからないことを伝えるとすぐに解決をしてくれるため、非常に助かっています！
私は本当に機械が得意ではないのですが、そんな私でもシカポチが使えるようになってきました。担当の方から給与計算の手順をまとめた資料を送ってもらい「締日になったらこの手順でやっていきましょう！」「有休使った方いますか？いたらこの作業を行ってください！」などすごく分かりやすくまとめられており、毎月の作業がとても楽になると思いますよ。